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SvenskaEl coste existe antes de que llegue la factura
Un pedido de compra es una promesa de pago. Desde el día en que llega al proveedor, el dinero está como gastado, aunque todavía no haya llegado nada a la contabilidad. La factura del proveedor puede aparecer tres semanas después, y se contabiliza algo más tarde.
Si solo sigues el proyecto a través de la contabilidad, los costes parecen menores de lo que son. El margen parece sano hasta que aterrizan las facturas, y para entonces suele ser tarde para hacer nada.
La solución es seguir cada coste desde el momento en que se planifica, no desde que se contabiliza.
Un coste, cuatro etapas
Ayuda pensar que todo coste de compra pasa por cuatro etapas:
- Planificado. Sabes que el proyecto necesita los materiales y más o menos cuánto costarán. No se ha pedido nada.
- Pedido. El pedido de compra se ha enviado. El importe ya es un compromiso, y aquí es donde la mayoría de las empresas pierden el hilo.
- Recibido. La mercancía ha llegado, entera o en parte. Los artículos pendientes siguen en el pedido.
- Contabilizado. La factura del proveedor está contabilizada. El coste ya figura como coste real.
En ProfitTracker las columnas son Planificado, Comprometido y Real. Todo lo pedido pero aún sin facturar aparece como Comprometido, incluso después de recibir la mercancía. Todo lo contabilizado aparece como Real.
El total no cambia cuando los costes pasan de etapa
Lo útil de separar un coste así es que el total no cambia al pasar de una etapa a la siguiente. Solo cambia de columna.
| N.º | Línea | Planificado | +Comprometido | +Real | =Total | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-24112-002 | 4120 | 282,000 | 0 | 0 | 282,000 | Planificado |
Planificado. El proyecto necesita £282,000 de conductos. Todavía no se ha pedido nada.
Fíjate en el pedido de compra a Lindab de nuestro proyecto de ejemplo. Cubre £282,000 de conductos. Cuando se planificó, todo el importe estaba en Planificado. Al enviar el pedido, el importe pasó a Comprometido. Lindab ha facturado hasta ahora £186,000, y ese importe ya es Real. Las £96,000 restantes siguen en Comprometido.
El total ha sido de £282,000 todo el tiempo. Por eso el coste nunca se cuenta dos veces: al contabilizar la factura, Comprometido baja exactamente lo que sube Real.
Entregas parciales, artículos pendientes y desviaciones
En la práctica, rara vez es tan limpio. Estos son los casos que te encontrarás más a menudo:
- Entrega parcial. El proveedor envía la mitad ahora y el resto dentro de tres semanas. El saldo sigue abierto en el pedido, así que ves lo que queda pendiente.
- La factura supera al pedido. Los portes, recargos o cambios de precio llevan la factura por encima del valor del pedido. El total sube y la desviación aparece en la partida presupuestaria.
- El pedido cambia después de enviarlo. Lo que no se ha facturado vuelve a Planificado hasta que se envía el pedido revisado.
Cómo hacerlo en una hoja de cálculo
Puedes seguir lo mismo en una hoja de cálculo. Necesitas una fila por pedido de compra y estas columnas:
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Proyecto y partida presupuestaria | Dónde va el coste. |
| Pedido | El total del pedido de compra. |
| Facturado | El total de facturas de proveedor contabilizadas contra el pedido. |
| Comprometido | Pedido menos facturado, pero nunca por debajo de cero. |
| Planificado | Lo que aún hay que comprar y no se ha pedido. Va en filas propias. |
El coste previsto por partida presupuestaria es entonces Planificado + Comprometido + Facturado.
La hoja de cálculo funciona mientras alguien la mantenga al día. Su punto débil es la columna Facturado. Alguien tiene que mirar la contabilidad y anotar cada factura en el pedido correcto, y si se le pasa una, las cifras están mal sin que nadie se dé cuenta.
Cómo lo hace ProfitTracker
En ProfitTracker creas el pedido de compra en el proyecto y en la partida presupuestaria a la que pertenece. En cuanto se envía, cuenta como Comprometido. Los asientos se obtienen de tu software de contabilidad cada noche, y tú concilias cada uno con su pedido de compra. Real sube, Comprometido baja y el total de la partida sigue siendo correcto.
El resumen financiero del proyecto muestra las mismas columnas en cada línea: Planificado, Comprometido, Real, Total, Presupuesto y Desviación. Ves qué líneas van camino de pasarse del presupuesto cuando todavía hay tiempo de actuar.