Prosjektøkonomi med Tripletex: prosjektmodulen, innkjøp og forventet resultat

Tripletex er et av de mest brukte regnskapssystemene blant norske håndverks- og installasjonsbedrifter, og prosjektmodulen dekker mye: budsjett, timer, fakturaplan, underprosjekter og prosjektstatus. Spørsmålet for en ventilasjons-, rør- eller elektroentreprenør er derfor ikke om Tripletex kan føre prosjekter, men hvordan prosjektøkonomien best organiseres når innkjøpene er store og prosjektene går over mange måneder.

Hva Tripletex gjør for prosjekter

Prosjekt er inkludert i pakkene Komplett, Elektro og VVS. Lager og logistikk er et tillegg. I prosjektet kan du:

• Sette opp prosjektet med kontraktstype fastpris eller timepris, kategori, maler og underprosjekter under et hovedprosjekt.
• Budsjettere timer, timekost, honorarinntekt og ordrelinjer, og fordele timer i en ressursplan.
• Bruke prosjektprognosen, som ifølge Tripletex fungerer når prosjektet er budsjettert i timer.
• Sette timekost per ansatt, med mulighet for et prosentvis påslag.
• Budsjettere forventede innkjøp som underleveranser og koble leverandørfakturaen til underleveransen.
• Fakturere løpende, på fastpris etter fremdrift (basert på registrerte timer × budsjettert timepris) eller a konto etter en fakturaplan.
• Følge prosjektstatus i et dashboard med dekningsgrad, utført hittil, fakturareserve, timer og fakturaer.

Med Logistikk Basis får du i tillegg innkjøpsordre og varemottak, og et innkjøp kan kobles til et prosjekt og til leverandørfakturaen. For mange bedrifter med korte jobber, timer og materiell er dette alt som trengs.

En vanlig uke på et ventilasjonsprosjekt

Ta et ventilasjonsprosjekt på 4,8 millioner kroner, levert som underentreprise med egne montører, en isolasjonsleverandør og utstyr fra flere leverandører. Fem ting skjer som endrer forventet resultat. Tabellen viser hva Tripletex kan håndtere, hva som krever manuell oppfølging, og hva et prosjektverktøy kan tilføre:

Summen av uka er at forventet resultat har falt med over 100 000 kroner. Mye av det er håndterbart i Tripletex, men flere av hendelsene blir først synlige i regnskapet når fakturaene er bokført, eller må følges i et regneark ved siden av.

Innkjøpsordre og underleveranser i Tripletex

Tripletex har to måter å håndtere innkjøp på prosjekt. Underleveranser brukes til å budsjettere forventede innkjøp på prosjektet, og leverandørfakturaen kobles til underleveransen via ordrelinjer. Innkjøpsordre (Logistikk Basis) brukes til å bestille, ta imot varer og koble innkjøpet til et prosjekt og til leverandørfakturaen. En innkjøpsordre endrer ikke lagerbeholdningen; det gjør varemottaket.

Det vi ikke har funnet beskrevet i hjelpesenteret, er hvordan en åpen innkjøpsordre vises i prosjektstatus før fakturaen er bokført. Det betyr ikke at det ikke går. Sjekk det for din pakke, eller spør Tripletex. Det er dette tallet som gjør det mulig å se forventet sluttkostnad før fakturaene kommer.

A konto i prosjektet og regnskapsprinsippet

Tripletex anbefaler a konto-fakturering etter en fakturaplan på fastprisprosjekter. A konto føres i balansen og inntektsføres når prosjektet sluttfaktureres. Det er hvordan a konto håndteres i prosjektmodulen og bokføringen gjennom året.

Hvilket regnskapsprinsipp foretaket følger i årsregnskapet, er en annen beslutning. Hovedregelen er løpende avregning etter NRS 2, mens små foretak kan velge fullført kontrakt etter NRS 8. Valget tas med revisor og håndteres i periode- og årsavslutningen. For prosjektlederen er det uansett nyttig å vite hvor stor del av forventet resultat som er opptjent, og hvor mye som gjenstår. Les mer i artikkelen vår om prosjektregnskap og inntektsføring etter fremdrift.

Hvor dataene bør bo

Den enkleste regelen er at hver opplysning skal registreres ett sted, av den som har den, og speiles dit den trengs:

Et prosjektoppsett i Tripletex som tåler revisjon

Bokføringsforskriften krever at kostnadene i prosjektregnskapet kan skilles på lønn, materialer, underentreprenører og andre direkte kostnader, og at kontraktsarbeid og endringsarbeid holdes adskilt når det er vesentlig:

• Ett prosjekt per kontrakt, med prosjektkode på hver postering, og endringer som underprosjekt slik Tripletex beskriver.
• Kontoplan som summerer til de fire kostnadsgruppene: varekostnad, underentreprise, lønn og andre direkte kostnader.
• Realistisk timekost per ansatt – lønn, feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift delt på produktive timer.
• Fakturaplan som følger kontraktens betalingsplan.
• Timelister per ansatt og dag fordelt på prosjekt og intern tid, også på fastpris (§ 8-1-2).

Månedsavslutning

Tre poster er typiske ved månedsslutt: varer som er mottatt, men ikke fakturert, underentreprenørarbeid som er utført, men ikke fakturert, og timer som er ført, men ikke lønnet. Periodiseres de ikke, viser prosjektet et bedre resultat den ene måneden og et dårligere den neste.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Prosjektøkonomi og innkjøp sammen med Tripletex

ProfitTracker bygger på Tripletex i stedet for å erstatte det. Tripletex er master for regnskapet; ProfitTracker er master for prosjekt, salgsordre, innkjøpsordre og varemottak. Prosjektet opprettes i ProfitTracker og kan opprettes automatisk i Tripletex. Kundefakturaer lages i ProfitTracker og overføres til Tripletex, og innbetalingene hentes tilbake.

Bokførte bilag på kontoene du velger for prosjektkostnader hentes fra Tripletex én gang i døgnet, og når du trykker «Synkroniser nå». Du kobler bilagene mot innkjøpsordren, og de blir Påløpt, mens Åpent går ned like mye. Timer hentes fra Tripletex eller importeres fra Excel.

Spørsmål å stille før du velger et verktøy på toppen av Tripletex

1. Opprettes prosjektet ett sted og speiles til det andre, eller må det registreres to ganger?
2. Hvilke bilag hentes fra Tripletex, hvor ofte, og kan de kobles til en innkjøpsordre?
3. Hvor lages kundefakturaen, og kommer betalingsstatus tilbake?
4. Hvordan kommer timene inn, og med hvilken timekost?
5. Hva skjer med en faktura i valuta?