Seguimiento de pedidos de compra en proyectos: compromisos, triple conciliación y periodificaciones

El seguimiento de un pedido de compra suele tratarse como una cuestión de compras: ¿se ha enviado, confirmado, entregado? En un proyecto también es una cuestión de costes. Desde que se confirma un pedido, el dinero está comprometido y el margen del proyecto ya ha cambiado, semanas antes de que la factura del proveedor llegue a la contabilidad. Esta guía sigue un acuerdo de suministro a lo largo de su vida, con fechas, y luego trata la triple conciliación, las periodificaciones de fin de mes de la mercancía recibida sin facturar, los pedidos abiertos y derivados, las divisas y un registro de pedidos que aguante una auditoría.

El coste existe antes que la factura

Un informe de costes contabilizados responde a «¿qué nos han facturado?». El control de proyectos necesita saber «¿a qué nos hemos comprometido?». La diferencia es el valor de los pedidos y subcontratas abiertos: en una instalación de climatización de £560,000 a finales de octubre, £79,600, cerca de una sexta parte del coste previsto.

La vida de un pedido de compra

Los conductos de la instalación de £560,000 se compran con un acuerdo marco firmado el 2 de mayo, con tres pedidos derivados (call-offs) a medida que avanza la obra. El tercero está previsto para el 18 de noviembre:

Importan cinco fechas, y todas son distintas: cuándo te comprometes, cuándo llega la mercancía, cuándo se contabiliza la factura, cuándo se paga y cuándo vence la última entrega. El coste del proyecto sigue la primera, la contabilidad la tercera, la caja la cuarta y el plan de obra la segunda y la quinta.

Triple conciliación

Antes de aprobar una factura de proveedor, tres documentos deben coincidir: el pedido de compra (qué pedimos y a qué precio), la recepción de mercancía (qué llegó realmente, según el albarán) y la factura (qué pide cobrar el proveedor). En las discrepancias afloran las facturas duplicadas, las entregas incompletas y los precios que van subiendo. En los proyectos con entrega en obra, el paso que se salta es la recepción: el albarán se queda en la caseta de obra. Una foto del albarán registrada en la línea del pedido ese mismo día resuelve tanto el control como las periodificaciones.

Recibido, sin facturar: la periodificación de fin de mes

A 31 de octubre de 2026, el segundo pedido derivado se ha entregado e instalado, pero £8,500 de él están sin facturar. El coste corresponde a octubre. Lo habitual es periodificarlo (se suele llamar GRNI, goods received not invoiced) y revertirlo cuando llega la factura:

Si te lo saltas, octubre parece mejor de lo que fue y noviembre, peor. En un proyecto el efecto es pequeño. En todos los proyectos a cierre de trimestre puede ser significativo, y es justo lo que comprueban los auditores. Si los pedidos y las recepciones están en un solo sitio, la lista de GRNI es un informe, no una ronda de llamadas.

Pedidos abiertos y derivados: ¿qué está comprometido de verdad?

Los pedidos abiertos y los acuerdos marco dan mejores precios y menos existencias en obra, pero un pedido abierto no es automáticamente un compromiso vinculante por todo su valor. Depende de lo que diga el acuerdo. Un marco «hasta £120,000» contra el que puedes pedir no te compromete a nada más allá de lo que pidas. Una obligación de compra mínima, o una cantidad firme con entregas programadas, te compromete a ese mínimo o a esa cantidad incluso antes de pedirlos. Lee el acuerdo y luego mantén separadas cinco cifras:

La previsión del proyecto lleva las £30,000 como comprometidas. Las £10,000 que quedan en el marco no están comprometidas: si el proyecto aún las necesita, van en «pendiente de comprar», al precio acordado. Si el mínimo hubiera sido de £115,000, las £5,000 adicionales por encima de lo pedido también serían un compromiso, porque hay que pagarlas se necesiten o no. Sigue cada pedido derivado como su propio pedido o línea, no solo el total del acuerdo; si no, «£30,000 abiertas» no te dice si el material está en obra o aún sin fabricar.

Divisas y desviación de precios

Los equipos comprados en euros o dólares añaden dos incertidumbres: el tipo de cambio de la factura y el del pago. Mantén el saldo abierto en la divisa del pedido y conviértelo en la previsión al tipo de hoy, no al de la estimación. Las desviaciones de precio entre pedido y factura (portes, recargos, indexación) deben aprobarse de forma explícita e ir al código de coste. Los pequeños extras en muchos pedidos son una fuga clásica.

Las subcontratas también son compromisos

Para un contratista de instalaciones mecánicas, las subcontratas (aislamiento, control, grúas) suelen ser una quinta parte del coste. Son compromisos desde el día en que se firman, pero se facturan mediante certificaciones, no mediante pedidos de compra. En la instalación, la subcontrata de aislamiento se adjudicó por £43,700; se han solicitado y certificado £15,600, así que £28,100 siguen comprometidas. Sigue el valor de la subcontrata, lo certificado a la fecha, la retención de garantía y el valor restante junto a los pedidos de compra. En Reino Unido, los plazos de payment notice y pay less notice de la Construction Act (la ley británica de contratos de construcción) se aplican a tus subcontratistas igual que a ti, así que las fechas van en el mismo registro.

Tres informes que sacar cada semana

• Compromisos abiertos por proyecto y código de coste: pedidos de compra y subcontratas, valor aún por facturar.
• Recibido, sin facturar: la lista de periodificaciones y la de facturas que hay que reclamar.
• Entregas vencidas: líneas que han pasado su fecha prevista; mueven el plan de obra y la previsión de caja.

Un registro de pedidos que funciona

El punto débil son las columnas de recibido y facturado: alguien tiene que registrar cada albarán y cada factura en la línea correcta. Si se olvida uno, las cifras están mal sin que nadie se dé cuenta. Leer las facturas del sistema contable y conciliarlas con los pedidos evita volver a teclearlas, pero la recepción la sigue teniendo que registrar alguien en obra.