Projektøkonomi i QuickBooks Online: hvad hver plan kan i 2026

QuickBooks Online er regnskabssystemet hos en stor del af de små og mellemstore entreprenører i USA og en hel del i Storbritannien og Australien. Det kan godt håndtere projektøkonomi. Hvor meget afhænger i høj grad af din plan og siden august 2026 også af, hvilket land du er i. Denne guide gennemgår, hvad hver plan kan for en entreprenør, tager én opgave gennem QuickBooks og viser de to tal, rapporterne stadig ikke giver dig.

Det korte svar, plan for plan

Projects, funktionen der samler indtægter og omkostninger pr. opgave, findes i Plus og Advanced. Project cost estimates og rapporten »Estimates vs actuals« findes i Advanced. I USA har Intuit i løbet af 2026 gjort Advanced til en plan, der er klar til byggebranchen: projektbudgetter pr. fase og omkostningsgruppe, fakturering efter fremdrift pr. fase (AIA-stil), tillægsordrer, der opdaterer estimat, budget og faktura, når kunden godkender dem, WIP-rapporter og en Committed Costs-rapport, hvor linjer på indkøbsordrer knyttes til faser. Nogle af Intuits hjælpeartikler beskriver funktionerne for Advanced med tilkøbet QuickBooks Construction eller for Intuit Enterprise Suite, så tjek, hvad dit abonnement omfatter. Intuit har ikke dokumenteret de samme funktioner for Storbritannien eller Australien.

Sådan sætter du projektøkonomi op i QuickBooks Online

1. Slå Projects til, og opret ét projekt pr. opgave, knyttet til kunden.
2. Brug produkter og ydelser som omkostningskoder. Hver vare har en kostpris og en kundepris, og det er dem, estimater bygges af. Hold listen kort og stabil, så opgaverne kan sammenlignes.
3. Kontér hver faktura, udgift og check på projektet og varen. Ikke-konterede omkostninger er den mest almindelige grund til, at en opgave ser bedre ud, end den er.
4. Beslut, hvordan timerne kommer ind (se nedenfor).
5. Afstem, før du læser dækningsgraden. Et pænt dashboard med ufuldstændig kontering er værre end intet dashboard.

Timer: linjen, der flytter dækningsgraden

QuickBooks lægger timeomkostninger på et projekt på en af to måder: faktiske lønudgifter eller en kostpris pr. time pr. medarbejder, der sættes i projektindstillingerne. Valget gælder alle projekter. To detaljer er vigtige. Kostprisen gælder kun tid, der registreres, efter at den er sat. Og rapporten »Project profitability« bruger data om lønudgifter, mens tidsrapporterne altid bruger kostprisen pr. time, så de to kan være uenige.

Det er på selve kostprisen, mange entreprenører går galt i byen. Lønnen er ikke omkostningen. Læg arbejdsgiverens lønafgifter til (i USA 6.2% Social Security op til lønloftet og 1.45% Medicare plus arbejdsløshedsforsikring og arbejdsskadeforsikring, der kan løbe et godt stykke over 10% for nogle fag), personalegoder og betalt tid, der ikke ligger på en opgave. Dividér med de timer, der faktisk kan konteres på opgaver, ikke de betalte timer. En kostpris, der er et par dollars for lav over tusindvis af timer, er den klassiske kilde til udhuling af dækningsgraden.

Indkøbsordrer og forpligtede omkostninger

Indkøbsordrer findes i Plus og Advanced. I USA kan du føje hele eller dele af en indkøbsordre til en leverandørfaktura, så en delleverance faktureres for det, der kom, og ordren lukkes automatisk, når alt er faktureret. En indkøbsordre er et dokument uden bogføring: Den påvirker ikke regnskabet, før den bliver til en faktura. Det er korrekt regnskabsføring, og det betyder, at standardrapporten for projektlønsomhed viser det, der er faktureret.

Det, der har ændret sig i 2026, er Advanced i USA. Der kan linjer på indkøbsordrer knyttes til en projektfase, og en Committed Costs-rapport viser dem pr. omkostningsgruppe. Er du på den plan i USA, kan du se forpligtelser i QuickBooks. På Plus og uden for USA dokumenterer Intuit ikke forpligtede omkostninger på projekter, så åbne indkøbsordrer må følges et andet sted.

Én opgave, tre visninger

Tag en ventilationsentreprise til £560,000 på en kontorbygning, som en underentreprenør inden for VVS og ventilation kører i QuickBooks Online Plus. Ved udgangen af oktober har opgaven £379,820 i påløbne omkostninger. Oveni er indkøbsordrer og isoleringsentreprisen for £79,600 åbne, og materialer og timer for £68,560 mangler stadig at blive købt eller udført.

Standardrapporten for projektet viser påløbne omkostninger: £379,820. Projektlederen har brug for den forventede slutomkostning: £379,820 påløbet + £79,600 forpligtet + £68,560 resterende indkøb og arbejde = £527,980. Med en kontraktsum på £571,200 er opgaven på vej mod en dækningsgrad på 7.6%, ned fra 11.5% i estimatet. Intet af faldet kan ses i en rapport over bogførte omkostninger, før de sidste fakturaer kommer.

En opsætning, der virker for en entreprenør

• Ét projekt pr. kontrakt under kunden. Tillægsordrer enten på deres egne linjer med produkter/ydelser eller, ved store ændringer, i et særskilt underprojekt, så de kan dokumenteres og faktureres.
• En kort liste over produkter og ydelser som omkostningskoder, for eksempel: udstyr, kanaler og formstykker, spjæld og riste, isolering i underentreprise, byggepladsomkostninger, montagetimer, projektledelse, idriftsættelse. Samme liste på alle opgaver.
• Classes eller Locations til afdelinger (service og projekter), ikke til opgaver. Blandes de to, bliver begge rapporter sværere at læse.
• En kostpris pr. time pr. medarbejder, der indeholder alle tillæg og gennemgås mindst én gang om året.
• Fakturaer konteres ved registrering, ikke ved en oprydning ved månedsafslutningen.

Månedsafslutning i QuickBooks

Rapporterne i QuickBooks er aldrig mere aktuelle end de fakturaer, der ligger i dem. Ved månedsafslutningen kræver tre poster typisk en postering på en entrepriseopgave: materialer, der er modtaget, men endnu ikke faktureret (kanaler, der er monteret, mens leverandørens faktura stadig er undervejs), arbejde i underentreprise, der er udført, men ikke anmodet om betaling for, og timer, der er arbejdet, men endnu ikke udbetalt. Uden dem ser opgaven bedre ud denne måned og værre den næste, og indregner du indtægter efter produktionsmetoden, bliver fremdriften også for lav.

Restomkostning

Intuit dokumenterer ikke en rapport over restomkostninger (cost to complete) eller prognose ved afslutning i QuickBooks Online, altså en rapport, der lægger påløbne omkostninger, forpligtede omkostninger og resterende indkøb og arbejde sammen til en forventet slutomkostning pr. opgave. Byggestenene findes i Advanced i USA: budgetter, Estimates vs actuals, WIP og Committed Costs. Intuit Intelligence, der er i beta for Advanced-administratorer, beskrives som en funktion, der markerer mulige overskridelser. På andre planer og i andre regioner skal prognosen ved afslutning bygges, i et regneark eller i et værktøj, der kombinerer data fra QuickBooks med forpligtelser og restomkostninger.

Dine muligheder

• Bliv på Plus, hvis dine opgaver er korte, mest består af timer, og du fakturerer, når de er færdige.
• Skift til Advanced (USA), hvis du vil have budgetter, tillægsordrer, WIP og forpligtede omkostninger i selve regnskabssystemet, og tjek, om de funktioner, du har brug for, kræver Construction-tilkøbet.
• Tilføj et regneark til åbne indkøbsordrer og restomkostninger pr. opgave. Det kan fungere til en håndfuld opgaver, men er skrøbeligt ud over det.
• Tilføj et projektøkonomiværktøj, der arbejder sammen med QuickBooks og rummer budgetter, forpligtelser og prognoser. ProfitTracker er ét af dem. Tjek for alle værktøjer, hvad de synkroniserer, i hvilken retning og hvor ofte.

Sådan ser det ud i ProfitTracker

Projektomkostninger, forpligtelser og forventet lønsomhed ved siden af QuickBooks

ProfitTracker arbejder ved siden af QuickBooks Online og erstatter det ikke. Pr. opgave viser det planlagt + forpligtet + påløbet = prognose mod budgettet, med indkøbsordrer, varemodtagelser og faktureringsplan i ProfitTracker og forventet dækningsgrad mod målet på tværs af alle opgaver.

Projekter, kundefakturaer og kreditnotaer oprettes i ProfitTracker og overføres til QuickBooks Online. Kunder, leverandører, produkter og betalinger synkroniseres begge veje, og timer hentes fra QuickBooks. Synkroniseringen kører hver nat, og når du selv starter den, så tallene er lige så friske som den seneste synkronisering.