Prosjektrekneskap i QuickBooks Online: dette kan kvar pakke i 2026

QuickBooks Online er rekneskapssystemet til ein stor del av små og mellomstore entreprenørar i USA, og ein god del i Storbritannia og Australia. Det kan føre prosjektrekneskap (job costing), men kor mykje det kan, avheng mykje av kva pakke du har, og sidan august 2026 også av kva land du er i. Denne guiden viser kva kvar pakke gjer for ein entreprenør, følgjer eitt prosjekt gjennom QuickBooks og peikar på dei to tala rapportane framleis ikkje gir deg.

Det korte svaret, pakke for pakke

Projects, funksjonen som samlar inntekter og kostnader per prosjekt, finst i Plus og Advanced. Kostnadsestimat på prosjekt og rapporten «Estimates vs actuals» finst i Advanced. I USA har Intuit i løpet av 2026 bygd om Advanced til ein pakke for bygg og anlegg: prosjektbudsjett per fase og kostnadsgruppe, framdriftsfakturering per fase (i AIA-stil, etter amerikansk bransjestandard), endringar som oppdaterer kalkyle, budsjett og faktura når kunden godkjenner dei, WIP-rapportar (work in progress, pågåande arbeid) og rapporten Committed Costs, der innkjøpsordrelinjer blir knytte til fasar. Nokre av hjelpeartiklane til Intuit skildrar desse funksjonane for Advanced med tillegget QuickBooks Construction eller for Intuit Enterprise Suite, så sjekk kva abonnementet ditt inneheld. Intuit har ikkje dokumentert dei same funksjonane for Storbritannia eller Australia.

Slik set du opp prosjektrekneskap i QuickBooks Online

1. Slå på Projects og opprett eitt prosjekt per oppdrag, kopla til kunden.
2. Bruk produkt og tenester som budsjettpostar. Kvar vare har ein kostpris og ein kundepris, og det er dei kalkylane blir bygde av. Hald lista kort og stabil, så prosjekta kan samanliknast.
3. Før kvar faktura, utgift og sjekk på prosjekt og vare. Kostnader utan prosjektkode er den vanlegaste grunnen til at eit prosjekt ser betre ut enn det er.
4. Bestem korleis timane skal kome inn (sjå under).
5. Stem av før du les marginen. Eit ryddig dashboard bygd på ufullstendig koding er verre enn ikkje noko dashboard.

Timekost: linja som flyttar marginen

QuickBooks fører arbeidstimar på eit prosjekt på ein av to måtar: som faktiske lønskostnader eller som ein timekost per tilsett, sett i prosjektinnstillingane. Valet gjeld alle prosjekt. To detaljar er viktige. Timekosten gjeld berre tid som er ført etter at han vart sett. Og rapporten «Project profitability» brukar lønskostnadene, medan tidsrapportane alltid brukar timekost, så dei to kan vise ulike tal.

Det er i sjølve timekosten mange entreprenørar går feil. Løna er ikkje kostnaden. Legg til skattane og avgiftene til arbeidsgivaren (i USA 6,2 % Social Security opp til inntektstaket og 1,45 % Medicare, pluss arbeidsløyseforsikring og yrkesskadeforsikring, som kan liggje godt over 10 % i enkelte fag), personalgode og betalt tid som ikkje går på prosjekt. Del på timane som faktisk kan førast på prosjekt, ikkje på betalte timar. Ein timekost som er nokre få dollar for låg over tusenvis av timar, er den klassiske kjelda til marginerosjon.

Innkjøpsordrar og bestilte kostnader

Innkjøpsordrar finst i Plus og Advanced. I USA kan du leggje heile eller delar av ein ordre til ein faktura, slik at ein delleveranse blir fakturert for det som kom, og ordren blir lukka automatisk når alt er fakturert. Ein innkjøpsordre er eit dokument utan postering: han påverkar ikkje rekneskapen før han blir ein faktura. Det er rett rekneskapsføring, og det tyder at standardrapporten for prosjektlønnsemd viser det som er fakturert.

Det som har endra seg i 2026, er Advanced i USA. Der kan innkjøpsordrelinjer knytast til ein prosjektfase, og rapporten Committed Costs viser dei per kostnadsgruppe. Har du den pakken i USA, kan du sjå forpliktingane inne i QuickBooks. På Plus og utanfor USA dokumenterer ikkje Intuit bestilte kostnader på prosjekt, så opne innkjøpsordrar må følgjast ein annan stad.

Eitt prosjekt, tre visingar

Ta eit ventilasjonsprosjekt på £560 000 i eit kontorbygg, utført av ein VVS-underentreprenør som brukar QuickBooks Online Plus. Ved utgangen av oktober har prosjektet £379 820 i påløpte kostnader. I tillegg er innkjøpsordrar og isoleringsentreprisen på til saman £79 600 opne, og £68 560 i materiale og arbeid står att å kjøpe eller utføre.

Standardrapporten for prosjektet viser påløpt kostnad: £379 820. Prosjektleiaren treng venta sluttkostnad: £379 820 påløpt + £79 600 bestilt + £68 560 som står att å kjøpe eller utføre = £527 980. Mot ein kontraktssum på £571 200 går prosjektet mot ein margin på 7,6 %, ned frå 11,5 % i kalkylen. Ingenting av fallet synest i ein rapport over bokførte kostnader før dei siste fakturaene kjem.

Eit oppsett som fungerer for ein entreprenør

• Eitt prosjekt per kontrakt, under kunden. Endringar anten på eigne linjer for produkt og tenester eller, ved store endringar, som eit eige underprosjekt, så dei kan dokumenterast og fakturerast.
• Ei kort liste over produkt og tenester som budsjettpostar, til dømes: utstyr, kanalnett og formdelar, spjeld og rister, underentreprise isolering, rigg og drift, montasjetimar, prosjektleiing, innregulering. Same liste på kvart prosjekt.
• Classes eller Locations for avdelingar (service og prosjekt), ikkje for enkeltprosjekt. Blandar du dei to, blir begge rapportane vanskelegare å lese.
• Ein timekost per tilsett som inkluderer sosiale kostnader, gjennomgått minst éin gong i året.
• Fakturaer som blir koda når dei blir registrerte, ikkje rydda opp i ved månadsslutt.

Månadsslutt i QuickBooks

Rapportane i QuickBooks er ikkje meir oppdaterte enn fakturaene som ligg i dei. Ved månadsslutt må tre postar vanlegvis periodiserast på eit entrepriseprosjekt: materiale som er motteke, men ikkje fakturert (kanalnett som er montert medan fakturaen frå leverandøren framleis er i posten), underentreprisearbeid som er utført, men ikkje kravt betalt, og timar som er utførte, men ikkje lønte. Utan dei ser prosjektet betre ut denne månaden og dårlegare den neste, og fører du inntekta etter fullføringsgrad, blir framdrifta også for låg.

Attståande kostnad

Intuit dokumenterer ingen rapport for attståande kostnad eller sluttprognose i QuickBooks Online, altså ein rapport som legg saman påløpt kostnad, bestilt kostnad og det som står att å kjøpe eller utføre til ein venta sluttkostnad per prosjekt. Byggjeklossane finst i Advanced i USA: budsjett, Estimates vs actuals, WIP og Committed Costs. Intuit Intelligence, i beta for administratorar på Advanced, skal ifølgje skildringa varsle om moglege overskridingar. På andre pakkar og i andre land må du byggje sluttprognosen sjølv, i eit rekneark eller i eit verktøy som kombinerer data frå QuickBooks med forpliktingar og attståande kostnad.

Alternativa dine

• Bli på Plus om prosjekta er korte og for det meste består av timar, og du fakturerer når dei er ferdige.
• Gå over til Advanced (USA) om du vil ha budsjett, endringar, WIP og bestilte kostnader i sjølve rekneskapen, og sjekk om funksjonane du treng, krev tillegget Construction.
• Legg til eit rekneark for opne ordrar og attståande kostnad per prosjekt. Det går for ei handfull prosjekt, men blir skjørt utover det.
• Legg til eit prosjektverktøy som jobbar saman med QuickBooks og held budsjett, forpliktingar og prognosar. ProfitTracker er eitt av dei. Sjekk kva eit verktøy synkroniserer, i kva retning og kor ofte.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Prosjektkostnader, forpliktingar og venta lønnsemd saman med QuickBooks

ProfitTracker jobbar ved sida av QuickBooks Online i staden for å erstatte det. Per prosjekt viser det planlagt + ope + påløpt = prognose mot budsjettet, med innkjøpsordrar, varemottak og fakturaplan i ProfitTracker, og venta margin mot mål på tvers av alle prosjekt.

Prosjekt, kundefakturaer og kreditnotaer blir oppretta i ProfitTracker og overførte til QuickBooks Online. Kundar, leverandørar, produkt og betalingar blir synkroniserte begge vegar, og timar blir henta frå QuickBooks. Det blir synkronisert kvar natt og når du startar det sjølv, så tala er like ferske som siste synkronisering.