Costes por proyecto en QuickBooks Online: qué puede hacer cada plan en 2026

QuickBooks Online es el sistema contable de una gran parte de los contratistas pequeños y medianos de EE. UU., y de bastantes en Reino Unido y Australia. Puede llevar costes por proyecto; cuánto depende mucho del plan que tengas y, desde agosto de 2026, también del país en el que estés. Esta guía explica qué hace cada plan para un contratista, recorre un proyecto en QuickBooks y muestra las dos cifras que los informes siguen sin darte.

La respuesta corta, plan a plan

Projects, la función que agrupa ingresos y costes por proyecto, está en Plus y Advanced. Las estimaciones de costes del proyecto y el informe «Estimates vs actuals» están en Advanced. En EE. UU., Intuit ha convertido Advanced durante 2026 en un plan preparado para la construcción: presupuestos de proyecto por fase y grupo de costes, facturación según el avance por fase (al estilo AIA), órdenes de cambio que actualizan la estimación, el presupuesto y la factura cuando el cliente las aprueba, informes de WIP y un informe Committed Costs en el que las líneas de los pedidos de compra se asignan a fases. Algunos artículos de ayuda de Intuit describen estas funciones para Advanced con el complemento QuickBooks Construction o para Intuit Enterprise Suite, así que comprueba qué incluye tu suscripción. Intuit no ha documentado las mismas funciones para Reino Unido ni Australia.

Configurar los costes por proyecto en QuickBooks Online

1. Activa Projects y crea un proyecto por obra, vinculado al cliente.
2. Usa productos y servicios como códigos de coste. Cada artículo lleva un coste y un precio al cliente, que son la base de las estimaciones. Mantén la lista corta y estable para poder comparar proyectos.
3. Codifica cada factura, gasto y cheque con el proyecto y el artículo. Los costes sin codificar son el motivo más habitual de que un proyecto parezca mejor de lo que es.
4. Decide cómo entra la mano de obra (ver más abajo).
5. Concilia antes de leer el margen. Un panel impecable con una codificación incompleta es peor que no tener panel.

Mano de obra: la línea que mueve los márgenes

QuickBooks lleva la mano de obra a un proyecto de una de estas dos formas: gastos reales de nómina o un coste por hora por empleado fijado en los ajustes del proyecto. La elección se aplica a todos los proyectos. Hay dos detalles importantes. El coste por hora solo se aplica al tiempo registrado después de fijarlo. Y el informe «Project profitability» usa los datos de gastos de nómina, mientras que los informes de tiempo usan siempre el coste por hora, así que los dos pueden no coincidir.

El propio coste por hora es donde fallan muchos contratistas. El salario no es el coste. Suma las cotizaciones del empleador (en EE. UU., 6.2% de Social Security hasta la base salarial y 1.45% de Medicare, más el seguro de desempleo y el de accidentes laborales, que puede superar con creces el 10% en algunos oficios), los beneficios y el tiempo pagado fuera de los proyectos. Divide entre las horas que de verdad se pueden imputar a proyectos, no entre las horas pagadas. Un coste por hora unos dólares más bajo de la cuenta, a lo largo de miles de horas, es la fuente clásica de erosión del margen.

Pedidos de compra y coste comprometido

Los pedidos de compra están en Plus y Advanced. En EE. UU. puedes añadir todo un pedido o parte de él a una factura, de modo que una entrega parcial se factura por lo que ha llegado, y el pedido se cierra solo cuando todo está facturado. Un pedido de compra es un documento sin efecto contable: no afecta a los libros hasta que se convierte en factura. Contablemente es lo correcto, y significa que el informe estándar de rentabilidad del proyecto muestra lo facturado.

Lo que ha cambiado en 2026 es Advanced en EE. UU. Allí, las líneas de los pedidos de compra se pueden asignar a una fase del proyecto, y un informe Committed Costs las muestra por grupo de costes. Si tienes ese plan en EE. UU., puedes ver los compromisos dentro de QuickBooks. En Plus, y fuera de EE. UU., Intuit no documenta el coste comprometido en proyectos, así que los pedidos de compra abiertos hay que seguirlos en otro sitio.

Un proyecto, tres vistas

Imagina una instalación de climatización de £560,000 en un edificio de oficinas, a cargo de un subcontratista de instalaciones mecánicas que usa QuickBooks Online Plus. A finales de octubre, el proyecto lleva £379,820 de costes reales. Además, hay pedidos de compra y la subcontrata de aislamiento abiertos por valor de £79,600, y £68,560 de materiales y mano de obra aún por comprar o ejecutar.

El informe estándar del proyecto muestra el coste real: £379,820. El jefe de proyecto necesita el coste final previsto: £379,820 reales + £79,600 comprometidas + £68,560 por comprar o ejecutar = £527,980. Con un valor de contrato de £571,200, el proyecto va camino de un margen del 7.6%, frente al 11.5% de la estimación. Nada de esa caída se ve en un informe de costes contabilizados hasta que llegan las últimas facturas.

Una configuración que le funciona a un contratista

• Un proyecto por contrato, bajo el cliente. Las órdenes de cambio, en sus propias líneas de productos/servicios o, si son grandes, en un subproyecto aparte para poder justificarlas y facturarlas.
• Una lista corta de productos y servicios como códigos de coste, por ejemplo: equipos, conductos y accesorios, compuertas y rejillas, subcontrata de aislamiento, costes indirectos de obra, mano de obra de instalación, gestión de proyecto, puesta en marcha. La misma lista en todos los proyectos.
• Clases o ubicaciones para las divisiones (servicio frente a proyectos), no para los proyectos: mezclar las dos cosas hace más difíciles de leer ambos informes.
• Un coste por hora por empleado que incluya las cargas, revisado al menos una vez al año.
• Facturas codificadas al introducirlas, no arregladas a fin de mes.

Cierre de mes en QuickBooks

Los informes de QuickBooks están tan al día como las facturas que contienen. A fin de mes, en un proyecto de contrata suele hacer falta un asiento para tres partidas: materiales recibidos pero aún sin facturar (conductos ya instalados mientras la factura del proveedor sigue en el correo), trabajo de subcontrata hecho pero aún sin certificar, y mano de obra trabajada pero aún sin pagar. Sin ellos, el proyecto parece mejor este mes y peor el siguiente, y si reconoces ingresos por grado de avance, el avance también queda infravalorado.

Coste hasta la conclusión

Intuit no documenta en QuickBooks Online ningún informe de coste hasta la conclusión o de previsión a la conclusión, es decir, uno que sume coste real, coste comprometido y lo que queda por comprar o ejecutar para dar un coste final previsto por proyecto. Las piezas están en Advanced en EE. UU.: presupuestos, Estimates vs actuals, WIP y Committed Costs. De Intuit Intelligence, en beta para administradores de Advanced, se dice que avisa de posibles sobrecostes. En otros planes y otras regiones, la previsión a la conclusión hay que construirla, en una hoja de cálculo o en una herramienta que combine los datos de QuickBooks con los compromisos y el coste restante.

Tus opciones

• Quédate en Plus si tus proyectos son cortos, sobre todo de mano de obra, y facturas al terminar.
• Pasa a Advanced (EE. UU.) si quieres presupuestos, órdenes de cambio, WIP y costes comprometidos dentro de la contabilidad, y comprueba si las funciones que necesitas requieren el complemento Construction.
• Añade una hoja de cálculo para los pedidos abiertos y el coste restante por proyecto: viable para unos pocos proyectos, frágil a partir de ahí.
• Añade una herramienta de costes por proyecto que trabaje junto a QuickBooks y guarde presupuestos, compromisos y previsiones. ProfitTracker es una; de cualquiera que elijas, comprueba qué sincroniza, en qué sentido y con qué frecuencia.

Cómo se ve esto en ProfitTracker

Costes de proyecto, compromisos y rentabilidad prevista junto a QuickBooks

ProfitTracker trabaja junto a QuickBooks Online en lugar de sustituirlo. Por proyecto, muestra planificado + comprometido + real = previsión frente al presupuesto, con los pedidos de compra, las recepciones de mercancía y el calendario de facturación en ProfitTracker, y el margen previsto frente al objetivo en todos los proyectos.

Los proyectos, las facturas a clientes y las notas de crédito se crean en ProfitTracker y se transfieren a QuickBooks Online. Clientes, proveedores, productos y pagos se sincronizan en ambos sentidos, y las horas se obtienen de QuickBooks. La sincronización se ejecuta cada noche y siempre que la inicies, así que las cifras están tan frescas como la última sincronización.