Projektfinanzen mit Tripletex: das Projektmodul, Einkauf und prognostizierter Gewinn

Tripletex gehört zu den meistgenutzten Buchhaltungssystemen norwegischer Handwerks- und Installationsbetriebe, und sein Projektmodul deckt viel ab: Budgets, Stunden, Fakturierungspläne, Teilprojekte und Projektstatus. Für einen Lüftungs-, Sanitär- oder Elektrobetrieb lautet die Frage also nicht, ob Tripletex mit Projekten umgehen kann. Die Frage ist, wie sich die Projektfinanzen am besten organisieren lassen, wenn die Einkäufe groß sind und Projekte viele Monate laufen.

Was Tripletex für Projekte leistet

Project ist in den Paketen Komplett, Elektro und VVS enthalten. Lager und Logistik ist ein Zusatzmodul. In einem Projekt können Sie:

• Das Projekt anlegen, mit der Vertragsart Festpreis oder Stundensatz, einer Kategorie, Vorlagen und Teilprojekten unter einem Hauptprojekt.
• Budgetieren: Stunden, Stundenkosten, Honorarerlöse und Auftragszeilen, dazu die Stundenverteilung im Ressourcenplan.
• Die Projektprognose nutzen, die laut Tripletex funktioniert, wenn das Projekt in Stunden budgetiert ist.
• Stundenkosten pro Mitarbeiter festlegen, wahlweise mit prozentualem Aufschlag.
• Erwartete Einkäufe als Unterlieferungen budgetieren (underleveranser) und die Lieferantenrechnung mit dem Posten verknüpfen.
• Fakturieren: laufend, zum Festpreis nach Leistungsfortschritt (auf Basis erfasster Stunden × budgetierter Stundensatz) oder in Abschlägen nach einem Fakturierungsplan.
• Den Projektstatus verfolgen, in einem Dashboard mit Deckungsbeitrag, bisher geleisteter Arbeit, nicht fakturierter Arbeit, Stunden und Rechnungen.

Logistikk Basis ergänzt Bestellungen und Wareneingänge, und ein Einkauf lässt sich mit einem Projekt und der Lieferantenrechnung verknüpfen. Für viele Betriebe mit kurzen Aufträgen, Stunden und Material reicht das völlig.

Eine normale Woche in einem Lüftungsprojekt

Nehmen wir ein Lüftungsprojekt über NOK 4.8 Millionen, ausgeführt als Nachunternehmerleistung mit eigenen Monteuren, einem Dämmungsunternehmen und Geräten von mehreren Lieferanten. Fünf Dinge passieren, die den prognostizierten Gewinn ändern. Die Tabelle zeigt, was Tripletex abdecken kann, was manuelle Nachverfolgung braucht und was ein Projekttool ergänzen kann:

Am Ende der Woche ist der prognostizierte Gewinn um mehr als NOK 100,000 gesunken. Vieles davon lässt sich in Tripletex handhaben, aber mehrere dieser Ereignisse zeigen sich in der Buchhaltung erst, wenn die Rechnungen gebucht sind, oder müssen in einer Tabelle nebenher verfolgt werden.

Bestellungen und Unterlieferungen in Tripletex

Tripletex kennt zwei Wege für Einkäufe auf einem Projekt. Unterlieferungen dienen dazu, erwartete Einkäufe auf dem Projekt zu budgetieren, und die Lieferantenrechnung wird über Auftragszeilen mit dem Posten verknüpft. Bestellungen (Logistikk Basis) dienen dazu, zu bestellen, Ware anzunehmen und den Einkauf mit einem Projekt und der Lieferantenrechnung zu verknüpfen. Eine Bestellung ändert den Lagerbestand nicht, das tut erst der Wareneingang.

Im Hilfecenter haben wir keine Beschreibung dazu gefunden, wie eine offene Bestellung im Projektstatus erscheint, bevor die Rechnung gebucht ist. Das heißt nicht, dass es nicht geht. Prüfen Sie es für Ihr Paket oder fragen Sie bei Tripletex nach. Genau diese Zahl zeigt Ihnen die prognostizierten Endkosten, bevor die Rechnungen eintreffen.

Abschlagsrechnungen auf dem Projekt und die Bilanzierungsmethode

Tripletex empfiehlt bei Festpreisprojekten Abschlagsrechnungen nach einem Fakturierungsplan. Abschlagsbeträge stehen in der Bilanz und werden als Erlös realisiert, wenn die Schlussrechnung des Projekts ausgestellt wird. So werden Abschlagsrechnungen im Projektmodul und in der Buchhaltung während des Jahres behandelt.

Welche Bilanzierungsmethode das Unternehmen im Jahresabschluss anwendet, ist eine eigene Entscheidung. Die Hauptregel ist die Percentage-of-Completion-Methode nach NRS 2, kleine Unternehmen können die Completed-Contract-Methode nach NRS 8 wählen. Die Wahl treffen Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer, umgesetzt wird sie beim Perioden- und Jahresabschluss. Für den Projektleiter ist es in jedem Fall nützlich zu wissen, wie viel vom prognostizierten Gewinn schon verdient ist und wie viel noch aussteht. Mehr dazu in unserem Artikel zu Projektbuchhaltung und Erlösen nach Leistungsfortschritt.

Wo die Daten liegen sollten

Die einfachste Regel: Jede Information wird an einer Stelle erfasst, von der Person, die sie hat, und dorthin gespiegelt, wo sie gebraucht wird:

Ein Projektaufbau in Tripletex, der einer Prüfung standhält

Die bokføringsforskriften (die norwegische Buchführungsverordnung) verlangt, dass sich die Kosten in der Projektbuchhaltung nach Löhnen, Material, Nachunternehmern und sonstigen direkten Kosten aufteilen lassen und dass Vertragsleistungen und Nachträge getrennt werden, wenn das wesentlich ist:

• Ein Projekt pro Vertrag, mit Projektcode auf jeder Buchung und Nachträgen als Teilprojekten, wie Tripletex es beschreibt.
• Ein Kontenplan, der sich auf die vier Kostengruppen summiert: Warenkosten, Fremdleistungen, Löhne und sonstige direkte Kosten.
• Realistische Stundenkosten pro Mitarbeiter: Lohn, Urlaubsgeld, Altersvorsorge und Arbeitgeberbeiträge, geteilt durch die produktiven Stunden.
• Ein Fakturierungsplan, der dem Zahlungsplan des Vertrags folgt.
• Stundenzettel pro Mitarbeiter und Tag, getrennt nach Projekten und interner Zeit, auch bei Festpreis (§ 8-1-2).

Monatsabschluss

Drei Posten sind zum Monatsende typisch: erhaltene, aber nicht fakturierte Ware, erbrachte, aber nicht fakturierte Nachunternehmerleistungen und erfasste, aber noch nicht bezahlte Stunden. Werden sie nicht abgegrenzt, weist das Projekt in einem Monat ein besseres und im nächsten ein schlechteres Ergebnis aus.

So sieht das in ProfitTracker aus

Projektfinanzen und Einkauf zusammen mit Tripletex

ProfitTracker baut auf Tripletex auf und ersetzt es nicht. Tripletex ist die führende Quelle für die Buchhaltung, ProfitTracker für Projekte, Kundenaufträge, Bestellungen und Wareneingänge. Das Projekt wird in ProfitTracker angelegt und kann automatisch in Tripletex erstellt werden. Kundenrechnungen werden in ProfitTracker erstellt und an Tripletex übertragen, eingegangene Zahlungen kommen zurück.

Buchungen auf den Konten, die Sie für Projektkosten auswählen, werden einmal täglich aus Tripletex abgerufen und wenn Sie auf „Jetzt synchronisieren“ klicken. Sie ordnen die Buchungen der Bestellung zu, daraufhin werden sie zu Ist, und der gebundene Betrag sinkt um dieselbe Summe. Stunden werden aus Tripletex abgerufen oder aus Excel importiert.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie ein Tool für Tripletex wählen

1. Wird das Projekt an einer Stelle angelegt und gespiegelt, oder muss es doppelt eingegeben werden?
2. Welche Buchungen werden aus Tripletex abgerufen, wie oft, und lassen sie sich einer Bestellung zuordnen?
3. Wo wird die Kundenrechnung erstellt, und kommt der Zahlungsstatus zurück?
4. Wie kommen die Stunden hinein, und zu welchen Stundenkosten?
5. Was passiert mit einer Rechnung in Fremdwährung?