Prosjektøkonomi med Tripletex: prosjektmodulen, innkjøp og venta resultat

Tripletex er eit av dei mest brukte rekneskapssystema blant norske handverks- og installasjonsbedrifter, og prosjektmodulen dekkjer mykje: budsjett, timar, fakturaplan, underprosjekt og prosjektstatus. Spørsmålet for ein ventilasjons-, røyr- eller elektroentreprenør er difor ikkje om Tripletex kan føre prosjekt, men korleis prosjektøkonomien best blir organisert når innkjøpa er store og prosjekta går over mange månader.

Kva Tripletex gjer for prosjekt

Prosjekt er inkludert i pakkane Komplett, Elektro og VVS. Lager og logistikk er eit tillegg. I prosjektet kan du:

• Setje opp prosjektet med kontraktstype fastpris eller timepris, kategori, malar og underprosjekt under eit hovudprosjekt.
• Budsjettere timar, timekost, honorarinntekt og ordrelinjer, og fordele timar i ein ressursplan.
• Bruke prosjektprognosen, som ifølgje Tripletex fungerer når prosjektet er budsjettert i timar.
• Setje timekost per tilsett, med høve til eit prosentvis påslag.
• Budsjettere venta innkjøp som underleveransar og kople leverandørfakturaen til underleveransen.
• Fakturere løpande, på fastpris etter framdrift (basert på registrerte timar × budsjettert timepris) eller a konto etter ein fakturaplan.
• Følgje prosjektstatus i eit dashboard med dekningsgrad, utført så langt, fakturareserve, timar og fakturaer.

Med Logistikk Basis får du i tillegg innkjøpsordre og varemottak, og eit innkjøp kan koplast til eit prosjekt og til leverandørfakturaen. For mange bedrifter med korte jobbar, timar og materiell er dette alt som trengst.

Ei vanleg veke på eit ventilasjonsprosjekt

Ta eit ventilasjonsprosjekt på 4,8 millionar kroner, levert som underentreprise med eigne montørar, ein isolasjonsleverandør og utstyr frå fleire leverandørar. Fem ting skjer som endrar venta resultat. Tabellen viser kva Tripletex kan handtere, kva som krev manuell oppfølging, og kva eit prosjektverktøy kan tilføre:

Summen av veka er at venta resultat har falle med over 100 000 kroner. Mykje av det er handterleg i Tripletex, men fleire av hendingane blir først synlege i rekneskapen når fakturaene er bokførte, eller må følgjast i eit rekneark ved sida av.

Innkjøpsordre og underleveransar i Tripletex

Tripletex har to måtar å handtere innkjøp på prosjekt. Underleveransar blir brukte til å budsjettere venta innkjøp på prosjektet, og leverandørfakturaen blir kopla til underleveransen via ordrelinjer. Innkjøpsordre (Logistikk Basis) blir brukt til å bestille, ta imot varer og kople innkjøpet til eit prosjekt og til leverandørfakturaen. Ein innkjøpsordre endrar ikkje lagerbehaldninga; det gjer varemottaket.

Det vi ikkje har funne skildra i hjelpesenteret, er korleis ein open innkjøpsordre blir vist i prosjektstatus før fakturaen er bokført. Det tyder ikkje at det ikkje går. Sjekk det for pakken din, eller spør Tripletex. Det er dette talet som gjer det mogleg å sjå venta sluttkostnad før fakturaene kjem.

A konto i prosjektet og rekneskapsprinsippet

Tripletex tilrår a konto-fakturering etter ein fakturaplan på fastprisprosjekt. A konto blir ført i balansen og inntektsført når prosjektet blir sluttfakturert. Det er korleis a konto blir handtert i prosjektmodulen og bokføringa gjennom året.

Kva rekneskapsprinsipp føretaket følgjer i årsrekneskapen, er ei anna avgjerd. Hovudregelen er løpande avrekning etter NRS 2, medan små føretak kan velje fullført kontrakt etter NRS 8. Valet blir teke med revisor og blir handtert i periode- og årsavslutninga. For prosjektleiaren er det uansett nyttig å vite kor stor del av venta resultat som er opptent, og kor mykje som står att. Les meir i artikkelen vår om prosjektrekneskap og inntektsføring etter framdrift.

Kvar dataa bør bu

Den enklaste regelen er at kvar opplysning skal registrerast éin stad, av den som har ho, og speglast dit ho trengst:

Eit prosjektoppsett i Tripletex som toler revisjon

Bokføringsforskrifta krev at kostnadene i prosjektrekneskapen kan skiljast på løn, materiale, underentreprenørar og andre direkte kostnader, og at kontraktsarbeid og endringsarbeid blir haldne åtskilde når det er vesentleg:

• Eitt prosjekt per kontrakt, med prosjektkode på kvar postering, og endringar som underprosjekt slik Tripletex skildrar.
• Kontoplan som summerer til dei fire kostnadsgruppene: varekostnad, underentreprise, løn og andre direkte kostnader.
• Realistisk timekost per tilsett: løn, feriepengar, pensjon og arbeidsgivaravgift delt på produktive timar.
• Fakturaplan som følgjer betalingsplanen i kontrakten.
• Timelister per tilsett og dag fordelte på prosjekt og intern tid, også på fastpris (§ 8-1-2).

Månadsavslutning

Tre postar er typiske ved månadsslutt: varer som er mottekne, men ikkje fakturerte, underentreprenørarbeid som er utført, men ikkje fakturert, og timar som er førte, men ikkje lønte. Blir dei ikkje periodiserte, viser prosjektet eit betre resultat den eine månaden og eit dårlegare den neste.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Prosjektøkonomi og innkjøp saman med Tripletex

ProfitTracker byggjer på Tripletex i staden for å erstatte det. Tripletex er master for rekneskapen; ProfitTracker er master for prosjekt, salsordre, innkjøpsordre og varemottak. Prosjektet blir oppretta i ProfitTracker og kan opprettast automatisk i Tripletex. Kundefakturaer blir laga i ProfitTracker og overførte til Tripletex, og innbetalingane blir henta tilbake.

Bokførte bilag på kontoane du vel for prosjektkostnader, blir henta frå Tripletex éin gong i døgnet, og når du trykkjer «Synkroniser no». Du koplar bilaga mot innkjøpsordren, og dei blir Påløpt, medan Ope går ned like mykje. Timar blir henta frå Tripletex eller importerte frå Excel.

Spørsmål å stille før du vel eit verktøy på toppen av Tripletex

1. Blir prosjektet oppretta éin stad og spegla til den andre, eller må det registrerast to gonger?
2. Kva bilag blir henta frå Tripletex, kor ofte, og kan dei koplast til ein innkjøpsordre?
3. Kvar blir kundefakturaen laga, og kjem betalingsstatus tilbake?
4. Korleis kjem timane inn, og med kva timekost?
5. Kva skjer med ein faktura i valuta?