Finanzas de proyectos con Tripletex: el módulo de proyectos, las compras y el resultado previsto

Tripletex es uno de los sistemas contables más usados por las empresas noruegas de oficios e instalaciones, y su módulo de proyectos cubre mucho: presupuestos, horas, calendarios de facturación, subproyectos y estado del proyecto. Así que un contratista de ventilación, fontanería o electricidad no se pregunta realmente si Tripletex puede con los proyectos. La pregunta es cómo organizar mejor las finanzas de los proyectos cuando las compras son grandes y los proyectos duran muchos meses.

Qué hace Tripletex por los proyectos

El módulo de proyectos se incluye en los paquetes Komplett, Elektro y VVS. Almacén y logística es un complemento. En un proyecto puedes:

• Crear el proyecto con un tipo de contrato a precio cerrado o por horas, una categoría, plantillas y subproyectos bajo un proyecto principal.
• Presupuestar horas, coste por hora, ingresos por honorarios y líneas de pedido, y repartir las horas en un plan de recursos.
• Usar la previsión del proyecto, que según Tripletex funciona cuando el proyecto está presupuestado en horas.
• Fijar un coste por hora por empleado, con la opción de un recargo porcentual.
• Presupuestar las compras previstas como partidas de subcontrata (underleveranser) y vincular la factura del proveedor a la partida.
• Facturar sobre la marcha, a precio cerrado según el avance (a partir de horas registradas × tarifa por hora presupuestada) o a cuenta siguiendo un calendario de facturación.
• Seguir el estado del proyecto en un panel con margen de contribución, trabajo hecho a la fecha, trabajo sin facturar, horas y facturas.

Logistikk Basis añade pedidos de compra y recepción de mercancía, y una compra se puede vincular a un proyecto y a la factura del proveedor. Para muchas empresas con trabajos cortos, horas y materiales, con esto basta.

Una semana normal en un proyecto de ventilación

Pongamos un proyecto de ventilación de NOK 4.8 millones, ejecutado como subcontrata con tus propios instaladores, un proveedor de aislamiento y equipos de varios proveedores. Ocurren cinco cosas que cambian el resultado previsto. La tabla muestra qué puede gestionar Tripletex, qué exige seguimiento manual y qué puede añadir una herramienta de proyectos:

Al final de la semana, el resultado previsto ha caído más de NOK 100,000. Gran parte de esto se puede gestionar en Tripletex, pero varios de estos hechos solo aparecen en la contabilidad cuando se contabilizan las facturas, o hay que seguirlos en una hoja de cálculo aparte.

Pedidos de compra y partidas de subcontrata en Tripletex

Tripletex tiene dos formas de gestionar las compras en un proyecto. Las partidas de subcontrata sirven para presupuestar las compras previstas en el proyecto, y la factura del proveedor se vincula a la partida mediante líneas de pedido. Los pedidos de compra (Logistikk Basis) sirven para pedir, recibir la mercancía y vincular la compra a un proyecto y a la factura del proveedor. Un pedido de compra no cambia las existencias; la recepción de mercancía, sí.

Lo que no hemos encontrado descrito en el centro de ayuda es cómo aparece un pedido de compra abierto en el estado del proyecto antes de contabilizar la factura. Eso no significa que no se pueda hacer. Compruébalo en tu paquete o pregúntale a Tripletex. Esta es la cifra que te permite ver el coste final previsto antes de que lleguen las facturas.

La facturación a cuenta en el proyecto y el criterio contable

Tripletex recomienda facturar a cuenta siguiendo un calendario de facturación en los proyectos a precio cerrado. Los importes a cuenta se mantienen en el balance y se reconocen como ingresos cuando se emite la factura final del proyecto. Así se trata la facturación a cuenta en el módulo de proyectos y en la contabilidad durante el año.

El criterio contable que siga la empresa en sus cuentas anuales es una decisión aparte. La regla principal es el método del grado de avance según NRS 2, mientras que las empresas pequeñas pueden elegir el de contrato terminado según NRS 8. La elección se hace con tu auditor y se trata en el cierre del periodo y del ejercicio. Para el jefe de proyecto, en cualquier caso, es útil saber cuánto del resultado previsto se ha devengado y cuánto queda. Puedes leer más en nuestro artículo sobre contabilidad de proyectos e ingresos según el avance.

Dónde deben estar los datos

La regla más sencilla es que cada dato se introduzca en un solo sitio, por quien lo tiene, y se replique donde haga falta:

Una configuración de proyectos en Tripletex que aguanta una auditoría

El bokføringsforskriften (el reglamento noruego de contabilidad) exige que los costes de las cuentas de proyecto puedan separarse en salarios, materiales, subcontratas y otros costes directos, y que el trabajo del contrato y las modificaciones se mantengan separados cuando sea significativo:

• Un proyecto por contrato, con código de proyecto en cada asiento y las modificaciones como subproyectos, tal como describe Tripletex.
• Un plan de cuentas que sume los cuatro grupos de costes: coste de materiales, subcontratas, salarios y otros costes directos.
• Un coste por hora realista por empleado: salarios, paga de vacaciones, pensión y cotizaciones del empleador, divididos entre las horas productivas.
• Un calendario de facturación que siga el calendario de pagos del contrato.
• Partes de horas por empleado y día, separados entre proyectos y tiempo interno, incluso a precio cerrado (§ 8-1-2).

Cierre de mes

A fin de mes suele haber tres partidas: mercancía recibida pero sin facturar, trabajo de subcontrata hecho pero sin facturar y horas registradas pero aún sin pagar. Si no se periodifican, el proyecto muestra un resultado mejor un mes y peor el siguiente.

Cómo se ve esto en ProfitTracker

Finanzas de proyectos y compras junto con Tripletex

ProfitTracker se apoya en Tripletex en lugar de sustituirlo. Tripletex es la fuente de verdad de la contabilidad; ProfitTracker lo es de los proyectos, los pedidos de venta, los pedidos de compra y las recepciones de mercancía. El proyecto se crea en ProfitTracker y puede crearse automáticamente en Tripletex. Las facturas a clientes se crean en ProfitTracker y se transfieren a Tripletex, y los cobros recibidos vuelven de allí.

Los asientos de las cuentas que elijas para los costes de proyecto se obtienen de Tripletex una vez al día y cuando pulsas «Sincronizar ahora». Tú concilias los asientos con el pedido de compra, y pasan a Real mientras Comprometido baja en el mismo importe. Las horas se obtienen de Tripletex o se importan desde Excel.

Preguntas que hacer antes de elegir una herramienta sobre Tripletex

1. ¿El proyecto se crea en un sitio y se replica en el otro, o hay que introducirlo dos veces?
2. ¿Qué asientos se obtienen de Tripletex, con qué frecuencia, y se pueden conciliar con un pedido de compra?
3. ¿Dónde se crea la factura al cliente, y vuelve el estado de pago?
4. ¿Cómo entran las horas, y a qué coste por hora?
5. ¿Qué pasa con una factura en moneda extranjera?