Norsk bokmål
Dansk
Deutsch
English
Español
SvenskaForventet sluttkostnad (estimate at completion, EAC) er hva et prosjekt vil koste når det er ferdig. Gjenstående kostnad (estimate to complete, ETC) er hva det vil koste fra i dag av. Begge er enkle å forstå, men det finnes fire vanlige formler, og på samme prosjekt kan svarene ligge over £80 000 fra hverandre. Denne guiden forklarer hver metode, regner alle fire på ett eksempel og viser hvorfor en entreprenør bør bruke formlene som kontroll av en prognose bygget post for post, ikke omvendt.
EAC og ETC på ett minutt
EAC = AC + ETC: påløpt kostnad hittil (actual cost) pluss gjenstående kostnad. Budget at completion (BAC) er budsjettet, og variance at completion (VAC), avviket ved ferdigstillelse, er BAC − EAC. I bygg og anlegg brukes ofte cost to complete om det samme som ETC. I earned value management (styring etter opptjent verdi) er earned value (EV) den budsjetterte kostnaden for arbeidet som faktisk er gjort, og kostnadsindeksen (cost performance index) er CPI = EV ÷ AC.
De fire vanlige formlene
| Formel | Forutsetter | EAC i eksempelet | VAC |
|---|---|---|---|
| EAC = BAC ÷ CPI | Kostnadseffektiviteten hittil fortsetter | £593,469 | −£89,269 |
| EAC = AC + (BAC − EV) | Overskridelsen hittil er en engangshendelse | £561,332 | −£57,132 |
| EAC = AC + (BAC − EV) ÷ (CPI × SPI) | Kostnader og fremdrift styrer begge resten | £613,498 | −£109,298 |
| EAC = AC + ETC bygget post for post | Gjenstående kostnad er kjent fra ordrer og planer | £527,980 | −£23,780 |
De tre første er formelbaserte, uavhengige EAC-er fra earned value. Det amerikanske energidepartementet (US Department of Energy) er tydelig i sin veiledning: en entreprenørs EAC skal bygge på et estimat, og formlene skal bare brukes til å vurdere om tallet er rimelig. Skiller to-complete performance index (TCPI) seg mer enn 0,05 fra CPI, er EAC-en tvilsom.
Regneeksempel: fire svar på ett prosjekt
Ta et ventilasjonsprosjekt på £560 000 ved utgangen av oktober. BAC er £504 200 (opprinnelig budsjett pluss endring CO-03), og AC er £379 820. Prosjektlederen anslår den fysiske fremdriften til 64 %, så EV = £322 688 og CPI = 0,85.
Den fjerde formelen trenger et mål på fremdriften mot planen. Eksempelprosjektet har ingen detaljert earned value-plan, så vi legger inn en illustrativ forutsetning: etter den opprinnelige fremdriftsplanen skulle 70 % av arbeidet være utført ved utgangen av oktober. Planlagt verdi blir da PV = 0,70 × BAC = £352 940, og SPI = EV ÷ PV = 0,91. Resultatet står og faller med den forutsetningen.
CPI × SPI-metoden gir £613 498 og CPI-metoden £593 469, henholdsvis rundt £85 518 og £65 489 høyere enn prognosen på £527 980 bygget post for post. CPI × SPI er som regel den mest pessimistiske formelen, fordi den legger til grunn at forsinkelser også koster penger. Det kan stemme for rigg og drift og arbeidsledelse, men langt mindre for materialer. Tallet bygget post for post kommer fra påløpt kostnad, åpne innkjøpsordrer og underentrepriser og de gjenstående timene prosjektlederen regner med, og det er dette tallet som står i prosjektrapporten.
Hvorfor CPI villeder på utstyrstunge prosjekter
CPI forutsetter at kostnadseffektiviteten i arbeidet hittil også gjelder resten. På dette prosjektet stemmer det ikke, av to grunner. For det første ble ventilasjonsaggregatene (£162 800, en tredel av budsjettet) kjøpt tidlig og montert. De utgjør nesten hele «materialkostnaden» og holdt budsjettet. For det andre er den fysiske fremdriften på 64 % prosjektlederens vurdering av montasjearbeidet, som ligger etter utstyret. Blander du et stort, tidlig innkjøp inn i et fremdriftsmål som følger timene, får du en lav CPI, og deler du BAC på den, blåser du opp EAC. Det motsatte er også vanlig: earned value-planer som er tunge i starten, blåser opp CPI og skjuler overskridelser til langt ut i prosjektet, slik Humphreys & Associates har vist. Uansett er formelen bare så god som fremdriftsmålet.
Kostnadsbasert fremdrift (cost-to-cost), påløpt kostnad delt på forventet totalkostnad, her 71,9 %, er det inntektsføringen bruker (se guiden vår om prosjektregnskap). Den henger per definisjon sammen med EAC bygget post for post, og det er også svakheten: er prognosen feil, er fremdriften også feil.
ETC bygget post for post
ETC bygges linje for linje: for hver post bestilt kostnad (åpne innkjøpsordrer og underentrepriser) pluss gjenstående mengder eller timer til dagens priser. Det er i timene det meste av skjønnet ligger. Her er 1 420 av 1 750 kalkulerte montasjetimer brukt, og prosjektlederen regner med 600 til. Det er en overskridelse på 270 timer à £42. Fortsetter utviklingen fra de tre siste månedene, kan det bli mer, og det er det du bør spørre om på hver gjennomgang.
| Post | Gjeldende budsjett | Påløpt hittil | Bestilt | Gjenstår, ikke bestilt | Prognose | Avvik mot gjeldende | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 110 | Ventilasjonsaggregater og vifter | £165,000 | £162,800 | £0 | £0 | £162,800 | +£2,200 |
| 120 | Kanalnett og formdeler | £126,600 | £80,000 | £30,000 | £21,000 | £131,000 | −£4,400 |
| 130 | Spjeld, rister og brannspjeld | £60,300 | £37,000 | £21,500 | £4,300 | £62,800 | −£2,500 |
| 450 | Isolering (underentreprise) | £39,000 | £15,600 | £28,100 | £0 | £43,700 | −£4,700 |
| 490 | Rigg og drift | £18,000 | £12,600 | £0 | £6,700 | £19,300 | −£1,300 |
| 510 | Montasjetimer | £73,500 | £59,640 | £0 | £25,200 | £84,840 | −£11,340 |
| 520 | Prosjektledelse og prosjektering | £15,080 | £12,180 | £0 | £4,640 | £16,820 | −£1,740 |
| 530 | Innregulering og overlevering | £6,720 | £0 | £0 | £6,720 | £6,720 | £0 |
| Sum | £504,200 | £379,820 | £79,600 | £68,560 | £527,980 | −£23,780 |
En rask kontroll: TCPI
To-complete performance index (TCPI) viser hvor effektivt resten av arbeidet må gjøres for at prosjektet skal ende på budsjett: TCPI = (BAC − EV) ÷ (BAC − AC). I eksempelet er det £181 512 ÷ £124 380 = 1,46. Med en CPI på 0,85 måtte teamet jobbe rundt 70 % mer effektivt enn hittil for å lande på budsjett. Det kommer ikke til å skje, og etter tommelfingerregelen fra DOE (TCPI mer enn 0,05 fra CPI) er enhver EAC nær budsjettet tvilsom. Her er kontrollen og prognosen bygget post for post enige om retningen: prosjektet ender over budsjett. De er uenige om hvor mye, og derfor bør du se nøye på fremdriftsmålet bak EV.
Prognose for timene: opptjente timer
På arbeidsintensive poster er opptjente timer en bedre kontroll enn CPI: kalkulerte timer for det som faktisk er montert, sammenlignet med timene som er brukt. Anslås montasjen å være 70 % ferdig mot 1 750 kalkulerte timer, er 1 225 timer opptjent mot 1 420 brukt, en produktivitetsfaktor på 0,86. Brukt på de siste 30 % av arbeidet gir det rundt 610 timer til, nær de 600 prosjektlederen regner med. Spriker de to, bør du finne ut hvorfor før du velger tall.
Fra kostnadsprognose til forventet margin
EAC handler om kostnader. Fire ulike prognosetall blandes ofte sammen, og det er verdt å holde dem fra hverandre:
| Tall | Definisjon | Eksempel |
|---|---|---|
| EAC (kostnad) | Påløpt kostnad + ETC | £527,980 |
| ETC (gjenstående kostnad) | Kostnad som gjenstår = EAC − påløpt | £148,160 |
| Forventet inntekt | Kontraktssum + godkjente endringer | £571,200 |
| Forventet resultat og margin | Forventet inntekt − EAC | £43,220 (7.6%) |
Endringer som ikke er avklart, bør vises for seg og ikke blandes inn i forventet inntekt. Godkjennes CO-04, blir forventet resultat £57 220 (9,8 %).
Hvor ofte du bør oppdatere
Minst hver måned, sammen med oversikten over pågående arbeid (WIP). Hver uke for timene på prosjekter der arbeidstimene er den største risikoen. Og med en gang når noe stort endrer seg: en underentreprise kontraheres, det kommer et pålegg om endring, en leverandør endrer prisen. Noter hvorfor EAC flyttet seg. En rekke små økninger uten forklaring er det typiske tegnet på marginerosjon (profit fade).
Prognose for gjenstående kostnad og sluttmargin
ProfitTracker bygger prognosen post for post: per budsjettpost planlagt + åpent + påløpt = prognose, og forventet margin per prosjekt mot målmarginen fra kalkylen, med grønn, gul eller rød status. Åpent kommer fra innkjøpsordrer, påløpt fra bokførte bilag som hentes fra regnskapssystemet ved den daglige synkroniseringen, og gjenstående timer er timeestimatet minus førte timer.
Earned value, CPI og SPI beregner den ikke. Bruk formlene i denne guiden som kontroll av prognosen du får.
Vil du se forventet kostnad og margin på dine egne prosjekter?